Das Telefon klingelt, während Sie mitten in etwas anderem sind. Ein Zettel hier, eine Sprachnachricht dort – und am Abend weiß niemand mehr, wer wegen was zurückgerufen werden wollte. Die Rückrufliste von Wendro ist ein Konzept für einen Assistenten, der daraus eine klare Liste macht.
Das Problem
Notizen sind unvollständig, Nummern unleserlich, Anliegen nur angedeutet. Rückrufe gehen verloren oder werden doppelt erledigt – und Kunden fühlen sich vergessen.
Was der Assistent übernimmt
- Liest Notizen oder vorhandene Transkripte von Mailbox-Nachrichten.
- Extrahiert Name, Nummer, Anliegen und gewünschte Rückrufzeit.
- Sortiert nach Dringlichkeit und Zuständigkeit.
- Markiert fehlende Nummern oder unklare Anliegen.
Ein Beispiel
Eingang
Hr. Albers wg. Heizungswartung, will Termin vor Winter, 0171… (Rest unleserlich) / Fr. Demir – Rechnung doppelt bezahlt?? zurückrufen heute / Lieferant Kühn: Liefertermin verschiebt sich
Vorbereitet
Heute zurückrufen 1. Fr. Demir – möglicherweise doppelte Zahlung · Nummer: aus Kundendatei ergänzen Diese Woche 2. Hr. Albers – Wartungstermin vor dem Winter · ⚠ Nummer unvollständig Zur Info 3. Lieferant Kühn – Liefertermin verschoben (Details erfragen)
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung.
Was ein Mensch prüft
- Die Rückrufe selbst – und alles, was dabei zugesagt wird.
- Fälle mit Zahlungsbezug.
- Unklare oder sensible Anliegen.
Was wir zum Start brauchen
- Einen festen Ort für Notizen (Formular, Ordner, Messenger-Gruppe).
- Optional: Transkripte der Mailbox, sofern Anrufende informiert sind.
- Eine Regel, wer welche Rückrufe übernimmt.
Zur Einordnung: Dies ist ein Konzept. Funktionen, verwendete Daten, Dienstleister und Preis werden vor Beginn schriftlich vereinbart.
Fragen
Werden Telefonate aufgezeichnet?
Nein, das ist nicht Teil des Konzepts. Gearbeitet wird mit Notizen oder mit Mailbox-Nachrichten, bei denen Anrufende wissen, dass sie gespeichert werden.
Funktioniert das mit unserer Telefonanlage?
Viele Anlagen können Mailbox-Nachrichten per E-Mail weiterleiten. Was bei Ihnen geht, prüfen wir im Erstgespräch.