Bestellt sind 50 Stück, bestätigt 40. Der Preis hat sich „angepasst“, der Liefertermin auch. Solche Abweichungen fallen oft erst auf, wenn die Ware fehlt. Der Bestellabgleich von Wendro ist ein Konzept für einen Assistenten, der Bestellung und Bestätigung nebeneinanderlegt.
Das Problem
Auftragsbestätigungen werden selten Zeile für Zeile geprüft – dafür fehlt die Zeit. Abweichungen werden dann teuer: falsche Mengen, höhere Preise, verpasste Termine.
Was der Assistent übernimmt
- Liest Bestellung und Auftragsbestätigung aus.
- Vergleicht Positionen, Mengen, Einzelpreise und Termine.
- Listet Abweichungen übersichtlich auf.
- Bereitet auf Wunsch eine Rückfrage an den Lieferanten vor.
Ein Beispiel
Eingang
Bestellung 4471: 50× Schrauben M8 à 0,12 €, 20× Dübel à 0,08 €, Liefertermin 8.11. AB 4471: 40× Schrauben M8 à 0,13 €, 20× Dübel à 0,08 €, Liefertermin 12.11.
Vorbereitet
Abweichungen Bestellung 4471 · Schrauben M8: Menge 40 statt 50 · Schrauben M8: Preis 0,13 € statt 0,12 € · Liefertermin: 12.11. statt 8.11. Übereinstimmend: Dübel (20× à 0,08 €) Entwurf Rückfrage an Lieferanten vorbereitet.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung.
Was ein Mensch prüft
- Die Entscheidung, ob Abweichungen akzeptiert werden.
- Kommunikation mit Lieferanten.
- Alle Freigaben von Zahlungen.
Was wir zum Start brauchen
- Bestellungen und Bestätigungen digital (PDF, E-Mail).
- Eine eindeutige Bestellnummer als Bezug.
- Die Info, wer im Einkauf entscheidet.
Zur Einordnung: Dies ist ein Konzept. Funktionen, verwendete Daten, Dienstleister und Preis werden vor Beginn schriftlich vereinbart.
Fragen
Geht das mit unserem Warenwirtschaftssystem?
Wenn es Daten exportieren oder eine Schnittstelle anbieten kann, ja. Ansonsten reichen die PDFs.
Was passiert bei unterschiedlichen Artikelbezeichnungen?
Der Assistent markiert unsichere Zuordnungen, statt zu raten. Mit der Zeit wächst eine Zuordnungsliste.